Accompagnement à l'auto-évaluation HAS pour les ESSMS
Je vous accompagne de A à Z dans votre démarche qualité ESSMS : autoévaluation sur la plateforme Synae, analyse des 18 critères impératifs HAS, construction de votre plan d’actions et préparation à la visite de l’organisme évaluateur. En tant qu’évaluatrice certifiée Afnor, je connais les deux côtés du processus – ce qui fait toute la différence pour votre établissement.
Je connais les deux côtés du processus. Je sais exactement ce que l’évaluateur externe va chercher, vérifier et coter lors de la visite.
L'évaluation HAS des ESSMS : obligations et calendrier
Depuis la loi du 24 juillet 2019, l’évaluation de la qualité des ESSMS est placée sous la responsabilité de la Haute Autorité de Santé (HAS). Elle remplace l’ancienne évaluation externe et s’applique à tous les établissements et services sociaux et médico-sociaux (EHPAD, ESAT, SAVS, SAMSAH, IME, SSIAD, foyers de vie, etc.). Le calendrier d’évaluation est fixé par arrêté : les ESSMS doivent se soumettre à une évaluation tous les cinq ans, avec dépôt du rapport sur la plateforme Synae.
La démarche repose sur 157 critères organisés en trois chapitres, dont 18 critères impératifs. Un critère impératif noté en dessous de 4 sur 6 entraîne des conséquences directes sur l’autorisation de fonctionnement de l’établissement. La préparation sérieuse de l’autoévaluation – première étape obligatoire avant la visite de l’évaluateur externe – est un enjeu majeur pour chaque direction d’ESSMS.
Définition : 18 critères impératifs HAS ESSMS
Les 18 critères impératifs sont les critères du référentiel HAS dont la maîtrise est jugée indispensable à la sécurité et aux droits fondamentaux des personnes accompagnées. Ils couvrent : les droits de la personne (dignité, intimité, consentement, droit à l’image), la sécurisation du circuit du médicament, la prévention et la gestion de la maltraitance, le plan de continuité d’activité, le recueil des événements indésirables et le traitement des plaintes. Un score inférieur à 4/6 sur l’un de ces critères peut conduire à un rapport d’évaluation dégradé avec signalement à l’ARS.
La personne et son parcours : droits, consentement, projet personnalisé, vie sociale
Les professionnels et les compétences : formation, QVT, pratiques professionnelles
L’établissement et son environnement : démarche qualité, gestion des risques, gouvernance
Ma mission : un accompagnement de A à Z sur Synae
Réaliser son autoévaluation seul, c’est possible. Mais nombreux sont les directeurs d’ESSMS qui sous-évaluent ou sur-évaluent leurs pratiques, faute de recul sur le référentiel. J’interviens comme regard extérieur formé et certifié : je connais les exigences de l’évaluateur externe, les cotations, les éléments de preuve attendus et les erreurs qui font baisser inutilement les scores.
Mon accompagnement s’adapte au niveau de maturité de votre démarche qualité. Que vous partiez de zéro ou que vous ayez déjà une première version de votre autoévaluation à fiabiliser, je m’intègre dans votre calendrier et travaille avec vos équipes, votre direction et votre responsable qualité.
Ce qui rend mon accompagnement différent
Je réalise moi-même des évaluations externes selon le référentiel HAS 2022. Je sais exactement ce que l’évaluateur va chercher, vérifier et coter lors de la visite.
Infirmière, coordinatrice, ingénieure de la santé – j’ai exercé dans les ESSMS avant de les évaluer. Je comprends les réalités de vos équipes.
Je sais repérer les points de fragilité qui exposent votre établissement à un rapport dégradé et vous aider à les corriger avant la visite.
L’évaluation n’est pas un contrôle, c’est une opportunité de valoriser votre travail. Je vous aide à documenter et formuler ce que vous faites déjà bien.
Déroulement de la mission en 4 étapes
Cadrage et diagnostic initial
Échange avec la direction et le responsable qualité pour comprendre la situation de l’établissement, les délais, les forces et les fragilités identifiées. Lecture des documents existants (projet d’établissement, évaluations précédentes, plans d’actions). Identification des critères impératifs à traiter en priorité.
Accompagnement de l'autoévaluation sur Synae
Travail critère par critère sur la plateforme Synae : aide à la cotation, identification des éléments de preuve à rassembler, formulation des commentaires. Focus spécifique sur les 18 critères impératifs. Sessions en présentiel dans votre établissement ou en distanciel selon votre organisation.
Construction du plan d'actions
Sur la base des écarts identifiés, construction d’un plan d’actions priorisé et actionnable : actions correctives immédiates (avant la visite), actions d’amélioration à moyen terme, indicateurs de suivi, responsables et échéances. Le plan d’actions est intégré dans Synae et constitue un élément de preuve valorisé par l’évaluateur.
Préparation à la visite de l'évaluateur externe
Briefing de la direction et des équipes sur le déroulement de la visite (traceur ciblé, traceur système, entretien gouvernance). Simulation des traceurs, revue des éléments de preuve, préparation des professionnels aux questions de l’évaluateur. Aide à la constitution du classeur documentaire.
Les livrables concrets de l'accompagnement
Cotation de l’ensemble des 157 critères sur la plateforme Synae HAS, avec commentaires justificatifs et éléments de preuve associés.
Document de synthèse identifiant le niveau de maîtrise de chacun des 18 critères impératifs, les points de fragilité et les actions correctrices prioritaires.
Plan d’actions opérationnel avec actions à court terme (avant la visite) et moyen terme, responsables, échéances et indicateurs de mesure.
Liste des éléments de preuve à rassembler par thématique, avec indication des documents manquants ou à mettre à jour (chartes, règlement de fonctionnement, comptes-rendus CVS, etc.).
Compte-rendu de la session de préparation de vos équipes à la visite de l’évaluateur externe, avec points de vigilance spécifiques à votre établissement.
Mes formations : préparer vos équipes avant la visite HAS
Une évaluation HAS réussie ne se joue pas uniquement sur les documents. Les évaluateurs utilisent la méthode du traceur ciblé : ils s’entretiennent avec vos professionnels pour vérifier que les pratiques décrites dans l’autoévaluation sont réellement mises en œuvre au quotidien. Former vos équipes en amont est donc un levier direct sur vos scores – en particulier sur les critères impératifs.
Ces formations se tiennent en intra-établissement et peuvent être organisées dans les mois qui précèdent votre évaluation, pour que vos professionnels soient à l’aise avec les thématiques lors de la visite. Je peux aussi combiner une session de formation et mon accompagnement à l’autoévaluation pour une préparation globale de votre établissement.
À qui s'adresse cet accompagnement ?
Je travaille avec les directeurs d’ESSMS, responsables qualité et cadres de santé qui veulent aborder l’évaluation HAS avec sérénité et obtenir un rapport qui valorise vraiment leur travail.
| Votre situation | Ce que j’apporte |
|---|---|
| Première évaluation selon le référentiel HAS 2022 | Prise en main complète de Synae, décryptage du référentiel, cotation accompagnée critère par critère |
| Autoévaluation commencée mais bloquée | Audit de l’existant, correction des cotations erronées, identification des manques documentaires |
| Critères impératifs identifiés comme fragiles | Focus spécifique sur les 18 critères, plan d’actions correctrices urgentes, éléments de preuve à constituer |
| Préparation à la visite dans moins de 3 mois | Simulation de traceurs, briefing équipes, revue complète des éléments de preuve |
| Souhait de progresser en démarche qualité globale | Vision d’ensemble au-delà de l’évaluation : ancrage dans la culture qualité de l’établissement |
Définition : plateforme Synae HAS
Synae est la plateforme numérique collaborative de la HAS dédiée à l’évaluation des ESSMS. Elle permet à l’établissement de saisir son autoévaluation, de partager les éléments de preuve avec l’organisme évaluateur et de consulter le rapport d’évaluation final. L’accès est sécurisé et nécessite la création d’un compte établissement via l’Agence du Numérique en Santé (ANS).
Questions fréquentes sur l'auto-évaluation HAS
Qu'est-ce que l'autoévaluation HAS pour les ESSMS ?
L’autoévaluation HAS est la première étape du processus d’évaluation des ESSMS : l’établissement évalue lui-même ses pratiques au regard des 157 critères du référentiel HAS 2022, dont 18 critères impératifs, avant la visite de l’organisme évaluateur externe sur la plateforme Synae.
L’autoévaluation ESSMS n’est pas une simple formalité administrative. C’est un travail de fond qui engage la direction, les cadres et les équipes soignantes pendant plusieurs semaines. Elle nécessite de rassembler les éléments de preuve (procédures, comptes-rendus, chartes, registres), de coter honnêtement les pratiques de l’établissement et de construire un plan d’actions pour les écarts identifiés. Un accompagnement expérimenté permet de réaliser ce travail de façon plus rigoureuse, plus rapide et avec de meilleurs résultats lors de la visite.
Qu'est-ce que la démarche qualité ESSMS ?
La démarche qualité ESSMS est l’ensemble des actions organisées et systématiques mises en œuvre par un établissement social ou médico-social pour améliorer en continu la qualité de l’accompagnement, dans le respect des droits des personnes et du référentiel HAS 2022.
La démarche qualité ESSMS ne se limite pas à l’évaluation quinquennale. C’est une culture d’amélioration continue qui se traduit au quotidien par : la gestion des événements indésirables, le recueil et le traitement des plaintes, les réunions de pratiques professionnelles, la mise à jour des documents réglementaires et la formation des équipes. L’évaluation HAS en est la photographie officielle tous les cinq ans – mais les établissements qui investissent leur démarche qualité tout au long de la période obtiennent les meilleurs résultats.
Quels sont les 18 critères impératifs HAS des ESSMS ?
Les 18 critères impératifs HAS ESSMS sont les critères du référentiel dont la maîtrise est jugée indispensable. Ils portent sur les droits fondamentaux des personnes (dignité, intimité, consentement, droit à l’image), la sécurisation des médicaments, la prévention de la maltraitance, le recueil des plaintes et EI, et le plan de gestion de crise. Un score inférieur à 4/6 sur l’un d’eux est signalé à l’ARS.
La plupart des ESSMS maîtrisent bien les critères relatifs aux droits de la personne – la sensibilisation des équipes sur ce point est généralement ancrée. Les fragilités apparaissent plus souvent sur les critères de gestion des risques : plan de prévention de la maltraitance non formalisé ou non daté, plan de gestion de crise non communiqué en interne et en externe, procédures EI non tracées dans les réunions d’équipe. Ce sont précisément ces points que j’identifie lors du diagnostic initial.
À quelle fréquence les ESSMS sont-ils évalués par la HAS ?
Les ESSMS doivent se soumettre à une évaluation externe HAS tous les cinq ans, avec dépôt du rapport sur la plateforme Synae. L’autoévaluation, réalisée par l’établissement, précède obligatoirement la visite de l’organisme évaluateur certifié par la HAS.
Le calendrier est fixé par arrêté ministériel et coordonné par l’ARS de chaque région. Les premiers ESSMS ont commencé leurs évaluations selon le nouveau référentiel HAS 2022 à partir de 2023. La montée en charge est progressive – tous les établissements auront eu à se soumettre au référentiel d’ici 2026-2027. Il est donc important d’anticiper et de préparer la démarche en amont, sans attendre la convocation de l’ARS.
Comment fonctionne la plateforme Synae pour l'autoévaluation ?
Synae est la plateforme HAS sur laquelle les ESSMS saisissent leur autoévaluation, cotent les 157 critères, déposent leurs éléments de preuve et partagent le dossier avec l’organisme évaluateur externe. L’accès nécessite un compte établissement créé via l’Agence du Numérique en Santé.
La plateforme Synae permet un travail collaboratif : plusieurs utilisateurs de l’établissement peuvent y accéder avec des droits distincts (lecture, saisie, validation). L’organisme évaluateur externe y accède également pour préparer sa visite et déposer son rapport final. La HAS met à disposition des guides d’utilisation, mais la prise en main reste un frein pour de nombreux établissements qui n’ont pas de responsable qualité dédié. Je propose une séance de prise en main de Synae en début de mission pour que votre équipe soit opérationnelle rapidement.
Travaillons ensemble
Vous êtes directeur d’ESSMS, responsable qualité ou cadre de santé ? Échangeons sur vos besoins en formation, votre préparation à l’évaluation HAS ou la mise à jour de vos outils réglementaires.
Mélanie Marthe | SIRET : 81310251400011 | Wattignies (59139) — Hauts-de-France | Certifiée Qualiopi | Certifiée Afnor Évaluation ESSMS