Former vos équipes à l'évaluation des ESSMS selon le référentiel HAS 2022
La formation évaluation externe ESSMS prépare les équipes des établissements et services sociaux et médico-sociaux à l’évaluation de la qualité conduite selon le référentiel HAS 2022. Elle couvre la démarche qualité ESSMS dans son ensemble : auto-évaluation sur la plateforme Synae, identification des critères impératifs, méthode du traceur ciblé, préparation à la visite des évaluateurs et suivi du plan d’actions qualité. Mélanie Marthe (CF Santé) est formatrice certifiée Qualiopi (ICPF) et évaluatrice ESSMS certifiée Afnor – elle connaît le référentiel HAS 2022 des deux côtés : en tant que formatrice qui prépare les équipes, et en tant qu’évaluatrice qui conduit les évaluations externes.
Qu'est-ce que l'évaluation externe des ESSMS selon la HAS ?
L’évaluation externe des ESSMS est une démarche d’évaluation de la qualité conduite par des organismes habilités par la HAS selon le référentiel HAS 2022. Elle est obligatoire pour tous les ESSMS relevant de la Loi 2002-2 et s’inscrit dans un calendrier couvrant la période 2023-2027.
Le référentiel HAS 2022 est structuré en trois chapitres : le parcours de la personne accompagnée, les professionnels, et les fonctions support et de gouvernance. Chaque chapitre comporte des critères de qualité, dont certains sont qualifiés de critères impératifs – leur non-respect entraîne automatiquement une mention spécifique dans le rapport d’évaluation externe et une alerte auprès de l’autorité de tarification.
L’évaluation qualité ESSMS repose sur plusieurs méthodes complémentaires : la méthode du traceur ciblé (ou patient traceur en ESSMS), les observations de terrain et pratiques de soins, les entretiens avec les résidents et leurs familles, et l’entretien avec le Conseil de la Vie Sociale (CVS). Elle se déroule en deux phases : l’auto-évaluation interne saisie sur la plateforme Synae, puis la visite des évaluateurs externes sur site.
La durée de validité de l’évaluation HAS est de cinq ans. Le premier cycle couvre 2022-2027. Tout ESSMS qui n’a pas été évalué avant l’échéance fixée dans le calendrier des évaluations ESSMS 2023-2027 s’expose à des conséquences réglementaires auprès de l’ARS et du Conseil départemental.
Que couvre la formation évaluation des ESSMS ?
Public concerné et prérequis
La formation s’adresse en priorité aux directeurs, directeurs adjoints, responsables qualité et chefs de service des ESSMS – les professionnels directement impliqués dans la conduite de l’auto-évaluation et la préparation à la visite. Elle est également recommandée pour les référents qualité et les professionnels de terrain amenés à participer aux traceurs ciblés.
Aucun prérequis n’est exigé. Une première lecture du référentiel HAS 2022 est recommandée pour les participants sans expérience préalable d’évaluation. La formation s’adapte au niveau de maturité qualité de l’établissement.
Comprendre et auto-évaluer
Présentation du référentiel HAS 2022 : les 3 chapitres, les critères de qualité, les critères impératifs
Calendrier des évaluations ESSMS 2023-2027 : échéances et obligations réglementaires
Prise en main de la plateforme Synae : saisie de l’auto-évaluation, grille d’auto-évaluation interne 2026
Analyse des écarts entre les pratiques de l’établissement et le référentiel HAS
Identification des critères impératifs à risque : méthode de priorisation
Construction du tableau de suivi du plan d’actions qualité
Se préparer à la visite des évaluateurs
Méthode du traceur ciblé en ESSMS : préparation et grille d’évaluation
Préparer les professionnels à la visite des évaluateurs : posture, traçabilité, documentation
Observations de terrain et pratiques de soins : ce que regardent les évaluateurs
Entretien avec le CVS : comment préparer les représentants des usagers
Accompagnement à la rédaction du rapport d’évaluation sur Synae
Réaliser un audit blanc évaluation HAS : simulation de visite en conditions réelles
Résultats visés
À l’issue de la formation, l’équipe est capable de compléter l’auto-évaluation sur Synae de façon autonome, d’identifier les critères impératifs à risque, de préparer les professionnels à la visite des évaluateurs externes et de construire un plan d’actions qualité priorisé et traçable.
Pourquoi choisir une évaluatrice certifiée Afnor pour former vos équipes ?
Mélanie Marthe est la seule formatrice sur ce sujet à combiner deux postures complémentaires : elle forme des équipes à l’évaluation HAS ET elle conduit des évaluations externes en tant qu’évaluatrice ESSMS certifiée Afnor. Cette double lecture lui donne un accès direct à ce que les évaluateurs recherchent réellement lors d’une visite.
Comment se préparer à la visite des évaluateurs ?
La préparation à la visite des évaluateurs ne se limite pas à rassembler des documents. Elle demande que chaque professionnel comprenne ce que les évaluateurs vont observer – et soit capable d’en parler avec confiance.
Le traceur ciblé est la méthode centrale de l’évaluation HAS. Les évaluateurs suivent le parcours d’une personne accueillie depuis son admission jusqu’à la sortie, en interrogeant les professionnels qui l’ont accompagnée. Ce n’est pas un audit de dossier : c’est une évaluation de la cohérence entre ce qui est écrit, ce qui est fait et ce qui est dit. La formation entraîne les équipes à ce type d’entretien, à partir de situations issues de leur propre établissement.
La certification qualité ESSMS dépend aussi de la traçabilité : chaque acte, chaque décision, chaque évaluation de risque doit être documenté. La formation travaille cette dimension en lien direct avec les outils de la Loi 2002-2 et les RBPP de la HAS.
Ce qu'apporte la double posture formatrice + évaluatrice
En pratique, la double posture de Mélanie Marthe change la nature de la formation. Elle ne transmet pas une interprétation du référentiel – elle transmet ce qu’elle observe sur le terrain comme évaluatrice : les écarts les plus fréquents, les critères impératifs les plus souvent sous-traités, les erreurs de traçabilité qui génèrent des observations dans les rapports.
Son parcours complète ce positionnement : sept ans en gériatrie au CHU de Lille, Master en ingénierie de la santé (ILIS – Université de Lille), deux ans à la Fédération des acteurs de la solidarité Hauts-de-France, enseignante vacataire à ILIS depuis 2022. CF Santé est certifié Qualiopi (ICPF).
L'audit blanc : simuler la visite en conditions réelles
L’audit blanc évaluation HAS est une méthode particulièrement efficace pour identifier les écarts restants et rassurer les équipes avant la visite officielle. Les professionnels sont mis en situation d’entretien traceur, les documents sont vérifiés comme lors d’une visite réelle, les écarts sont identifiés et priorisés.
Ce module est inclus en option dans la formation deux jours ou disponible en prestation d’accompagnement séparée. Il est particulièrement recommandé pour les établissements dont l’échéance d’évaluation est proche.
Organisation et financement
Questions fréquentes sur la formation évaluation ESSMS
Qu'est-ce qu'un critère impératif en ESSMS ?
Un critère impératif en ESSMS est un critère du référentiel HAS 2022 dont le non-respect entraîne automatiquement une mention explicite dans le rapport d’évaluation externe et une alerte auprès de l’autorité de tarification et de contrôle.
Ces critères impératifs portent sur les droits fondamentaux des personnes accueillies, la sécurité des soins et la prévention de la maltraitance. Ils ne sont pas négociables : aucun argument de contexte ou de contrainte organisationnelle ne permet d’en justifier le non-respect. La formation consacre une séquence spécifique à leur identification et à la construction d’un plan d’actions priorisé pour les établissements qui présentent des écarts.
Quels sont les 3 chapitres du référentiel HAS 2022 ?
Le référentiel HAS 2022 pour l’évaluation des ESSMS est structuré en trois chapitres : le parcours de la personne accompagnée, les professionnels, et les fonctions support et de gouvernance.
Le premier chapitre – le plus important – couvre l’accueil, le projet d’accompagnement personnalisé, les droits des usagers, la bientraitance et la continuité des soins. Le deuxième s’intéresse à la formation, aux pratiques professionnelles et aux conditions de travail. Le troisième porte sur la gouvernance, le système qualité, les ressources humaines et la gestion des risques. La formation évaluation des ESSMS parcourt les trois chapitres avec un focus sur les critères impératifs et les points d’attention les plus fréquemment soulevés en évaluation externe.
Comment choisir son organisme évaluateur externe ?
Pour choisir son organisme évaluateur externe, un ESSMS doit s’assurer que l’organisme est habilité par la HAS et inscrit sur la liste officielle des organismes autorisés à conduire des évaluations selon le référentiel HAS 2022.
Au-delà de l’habilitation, les critères pratiques à examiner sont : l’expérience de l’organisme dans votre type de structure (EHPAD, ESAT, IME, SSIAD…), la composition de l’équipe d’évaluateurs, les modalités de préparation proposées et le délai d’intervention. La formation évaluation des ESSMS aborde explicitement cette question et fournit aux directions une grille d’analyse pour comparer les prestataires évaluation ESSMS disponibles sur leur territoire.
Quelle est la durée de validité de l'évaluation HAS ?
La durée de validité de l’évaluation HAS pour les ESSMS est de cinq ans. Le premier cycle couvre la période 2022-2027, avec un calendrier des évaluations établi par établissement.
Chaque ESSMS est informé de sa date limite d’évaluation par son autorité de tarification. En cas de dépassement de l’échéance sans évaluation réalisée, l’établissement s’expose à des conséquences réglementaires. Certains établissements peuvent obtenir un report sur justification. La formation intègre une séquence sur la planification de la démarche qualité en amont de l’évaluation, pour permettre aux structures d’aborder sereinement leur échéance.
La formation évaluation ESSMS est-elle finançable par l'OPCO ?
Oui. La certification Qualiopi (ICPF) de CF Santé rend la formation évaluation ESSMS finançable par votre OPCO – Opco Santé ou Uniformation selon votre secteur.
Un devis et une convention de formation conformes aux exigences de votre OPCO sont fournis avant chaque intervention. La formation peut être financée sur le plan de développement des compétences de l’établissement. Pour les petites structures, des dispositifs de mutualisation inter-établissements sont possibles – contactez-nous pour étudier votre situation.
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Travaillons ensemble
Vous êtes directeur d’ESSMS, responsable qualité ou cadre de santé ? Échangeons sur vos besoins en formation, votre préparation à l’évaluation HAS ou la mise à jour de vos outils réglementaires.
Mélanie Marthe | SIRET : 81310251400011 | Wattignies (59139) — Hauts-de-France | Certifiée Qualiopi | Certifiée Afnor Évaluation ESSMS